钢材贸易、加工企业选用软件的误区---请选用安平钢材通


钢材贸易、加工企业选用软件的误区

  前面谈了流通企业信息化的七个阶段。此时也许您已经打定主意,下定决心要上软件系统了。那怎么选软件呢?什么样的软件才是最适合我的?基本上各家有各家的方法,有以业务为主的,有以财务为主的,有以老总为主的。有招标的,也有听朋友介绍的。我觉得要解决这个问题首先需要考虑为什么需要软件?为什么需要信息化管理?(关于这一点,我想没必要在这里再重复了)我们希望信息化管理优化公司的管理流程、提高公司的工作效率、降低企业的经营风险、建立公司同客户的桥梁、最终实现成倍提升企业效益。基于此,我们应该意识到好的、符合行业需要的优秀软件加上成功的实施可以实现这些目标,而低成本的、粗糙的、不成熟的软件不光不能实现这些目标,反而弱化公司管理、降低工作效率、增加经营风险、会给企业造成各种损失,因此类原因而失败的例子数不胜数。这里我列举一些选用软件过程中的常见误区。

1. 这个软件便宜,功能看看好像也都能实现,就买它了。   有不少用户在选软件时,往往抱着先买便宜的,不行到时再换的态度。这么算好像是挺精明。但仔细算一笔帐,那可是很不划算。买软件不象买手机,更换的成本不外乎再买一部手机的钱,说不定老的手机还能折旧卖掉。而软件要更换的话,算算员工培训的时间,系统初始化的时间,系统试用的时间。而且系统试用时往往都是计算机账和手工帐并行1-2个月,平白增加员工一倍工作量。如果最后系统上线后,还觉得的就象穿了一双不合脚的鞋一样不顺,此时对员工造成的心理压力和挫折感。这个成本可不得了,比软件可贵多了。   所以说选择软件需要慎重从事,一分价钱一份货,就算外表看起来差不多的软件,好的软件稳定性比差的也要好很多。系统稳定不是市场人员口头讲讲就能稳定的,需要软件人员和测试人员花费大量时间和精力才能使其稳定的。

2. 让财务人员或综合人员来决定买什么软件。   这方面不少用户也有教训。因为财务的信息化往往比较早,比如说较早用了一些财务软件,在公司中大家往往也觉得财务懂软件,所以也有用户直接让财务来定买什么软件。   我在这里并不说财务不能参与这个选型的过程,而是希望大家明白两点:1、公司赚的钱最终是业务产生的,如果不能帮助公司赚钱,买的软件再漂亮,也是摆设,而对业务过程最熟悉的肯定是做过业务的。2、每个人的看法都会带有利己主义倾向,可想而知,财务选软件时当然首先侧重能不能满足我财务的需求。而且做财务和综合的很少有对业务很熟的。而业务环节多种多样,业务软件也需要处理多种多样的情况,而不是像财务软件那样标准和有规范,而一旦买的软件不能处理某种业务情况,就呜呼了。买的软件是不是顺手,当然只有实际在每天的日常工作中用的人才最有发言权。而且财务是在业务后面的,如果业务的数据都不能进系统,财务的数据也是空中楼阁。具体可参考我上面信息化阶段的说明。   所以说买软件一定要以业务为主,或者说业务为先。同时企业老总最好要最后把关。因为老总才能对整个企业的全貌有最全面的了解,企业到底怎么搞,到底怎么管,老总心里也最有数。而管理软件顾名思义,如果不能帮助企业进行管理,还能叫管理软件吗?   至于担心自己对软件不懂所以不想参加的思想,则完全可以抛弃。你只要根据你的各种业务情况,看软件能否很顺畅的处理,能否实现你的管理思想就可以了,又不是让你自己亲自上去操作。不要被软件厂商的各种概念给迷惑住,而是实实在在地操作操作,这就叫做是骡子是马,拉出来遛遛。

3. 买通用软件。   也有些企业会选择买用友,金蝶等通用软件。觉得一是名气大,二是功能也都有,某些通用功能还做得比较强。这一点,其实只要真正按我第二点来操作了,基本上也就不存在了。因为通用软件不适用嘛。不过在这篇文章里我还是觉得有必要将一些问题阐述清楚为什么这些通用软件不适用于钢材流通企业。   这有两方面原因:一方面这些通用软件往往都是从财务软件发展起来的,所以整体思想就是以财务为框架。你会让一个干财务的去领导业务工作吗?业务要灵活,财务要严格。这本身就是冲突的。二是因为钢铁流通企业的个性太强,没法用通用的软件的,就算勉强用了,最后往往也都帮财务省工作量了。我随便举几个地方:

◆ 钢材货物的性质格外多,如品名、规格、材质、颜色、产地。而且往往要按厚度查询归类。通用软件往往只有名称、规格型号。

◆ 钢材作为大宗物资,其实际实发量与订货量往往有差异,需二次结算。

◆ 而钢厂订货的各种政策和其它类型的生产厂家也大多不一样。

◆ 各种销售模式并存如直销,期货,搬砖头,代销。

◆ 价格波动快。而且有时甚至会针对具体货物定价。

◆ 重量的理算,多种计量方式(重量和件数),采购、销售、库存的重量和件数双重核算。

◆ 存在各种加工的管理和换算。

◆ 各个品种的管理模式也都不一样,型材、板材、管材、线材的操作都有差异。

◆ 钢材作为大宗物资主要采用分批计算成本和利润,并分批号跟踪钢材的采购、销售、库存、应收帐款、应付帐款。

  等等这些,其实只要通用软件与专业软件两边都看过,基本也就清楚了。而通用软件通用的部分是解决了,但却没解决专用部分,看看好像不错,真正用了,就会苦不堪言。

4. 我们企业有些需要定制的功能,你们先实现了我们再买。

  这种用户往往是还没有搞清楚自己的关键需求。没有软件是十全十美的,对于专业性软件来说,你的关键需求肯定已经满足了,否则也不会在这么多家类似企业应用成功了。同时在一个成熟的专业软件中,本来就已经集成了很多优秀流通企业的最佳管理实践,在其中结合了所有大家最好的管理思想,而且软件业本身就是国际接轨最紧的行业,这其中还融合了国外各种先进管理软件的管理思想。这时不是软件再来适应你落后的管理方式,相反,应该是你适应并学习软件中优秀的管理思想了。   但还有没有没满足的特殊性呢?有可能存在。但这些已经不影响大局了。此时你一拖,就拖去了耐心,拖去了决心。而且根据我的经验,有很多需求,在实际使用时都会发生变化,因为你提需求时,对软件本身还不了解,也不太可能和软件厂商的具体开发人员进行深入交流,所以提的需求往往是片面的。而且经过软件厂商市场人员这么一转,可能就变味了,结果做出来的往往会和你实际想的不一样。甚至还发生过不少次这种情况,实施前觉得是问题的,实施后已经不是问题了,因为用软件来管理与用手工来管理流程本来就不一样。   所以笔者建议要善于抓住主要矛盾,对于不影响大局的一些需求,应该在实际实施的时候再深入交流,那时更切合你的实际需要。而对于真正的专业厂商,真正想在这个行业中打出天地来的厂商,是不可能漠视一些合理建议的。

5. 我们要一步到位。就象我在前面指出的,虽然软件可以一步到位,但员工的思想和企业的流程却不能一蹴而就,这往往是一个长期的过程,需要努力才能使软件真正发挥作用。而也有用户喜欢一步到位,不上则已,一上惊人。员工以前甚至都没接触过计算机,此时却想一下子吃成个胖子。这往往是欲速则不达。旷日持久,大家都没信心了,结果往往一些基本的功能没上好,就草草收场。   所以笔者建议信息化时要根据自己的情况,首先选择适合自己的一些模块先行用起来,按阶段按步骤地上,使软件真正发挥作用。

 

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